Al doilea S din cei 5S este Seiton, care se poate traduce prin stabilizare, poziţionare, ordonare, simplificare.
Aşadar, stabilizarea este cel de-al doilea pas al metodei 5S şi se referă la modul de aranjare a mijloacelor necesare la postul de lucru, care să asigure eficienţă şi reducerea timpului necesar pentru accesul la echipamente sau materiale pentru a realiza sarcinile curente de lucru. Acest pas constă în stabilirea poziţiilor de amplasare a elementelor utile la postul de lucru, în locaţii uşor accesibile, în ordinea logică a folosirii lor, care să faciliteze luarea şi repoziţionarea în acelaşi loc cît mai rapid.
De obicei se stabilesc locaţii fixe pe pardoseală, pe perete, pe masa de lucru, în dulapuri sau sertare, inclusiv în buzunare, truse de scule, genţi etc., astfel încît regulile de selectare a locurilor de amplasare să fie alese pe baza unor criterii logice, ergonomice, uşor de înţeles, de acceptat şi de ţinut minte pentru fiecare, ceea ce va permite ca situaţiile anormale ulterioare să fie imediat observate. Existenţa unor locuri clar stabilite pentru poziţionare reduce timpul de căutare a articolelor şi stresul / enervarea / riscurile căutărilor nesfîrşite în situaţii de criză. Mai mult, dacă toată lumea are acces rapid la orice element necesar pentru a-şi face sarcinile de lucru, fluxul muncii devine mai eficient şi, ca urmare, personalul devine mai productiv.
Obiectivul fazei Seiton este deci de a stabili locuri fixe de amplasare, limite pentru cantităţile admise pentru fiecare articol necesar, pentru a se putea păstra ordinea şi a se asigura accesul facil, respectiv pentru a se realiza controlul vizual al postului de lucru. Cele mai evidente exemple ale semnificaţiei fazei Seiton ar putea fi următoarele:
Aţi observat cum acţionează la pitstop membrii echipei de intervenţie, în cursele de Formula 1? Fiecare ştie exact ce are de făcut, cu ce, cum, în ce ordine şi în cît timp.
Aţi fost de curînd la un cabinet stomatologic şi aţi observat cum pregăteşte asistenta materialele necesare pentru intervenţia medicului asupra unui nou pacient? Instrumentele, materialele – totul este aşezat într-o anumită poziţie şi într-o ordine prestabilită.
2S necesită aplicarea de reguli de stocare şi de ergonomie, luîndu-se în considerare mai mulţi factori: frecvenţa de utilizare, succesiunea de utilizare, spaţiul necesar pentru articolul respectiv şi modul de aranjare la locul stabilit (aşezat, atîrnat, sprijinit etc.). În acest scop, este necesar să se realizeze un plan de stabilizare, respectiv pentru fiecare articol, să stabilim:
1) Modul de amplasare
- În container, direct pe pardoseală, pe birou, pe perete, pe tavan etc.
- De folosit, ori de cîte ori este posibil, principiul gravitaţiei pentru aprovizionare, dacă este vorba de materiale consumabile
2) Locul şi poziţia de amplasare
- Pe podea – în spaţii marcate corespunzător
- Pe rafturi, etajere sau pe suporţi mobili / cărucioare
- În dulapuri sau în cutii de stocare – etichetate corespunzător
- Condiţii speciale de stocare: rafturi înclinate sau modulare, prin atîrnare, în coşuri, suport tip consolă, panouri cu umbre, etc.
Regula empirică general aplicată este ca poziţia să fie stabilită în funcţie de frecvenţa, viteza de consum şi dimensiunile articolului; astfel, dacă vorbim de un raft, este bine ca produsele frecvent utilizate să se afle la o înălţime aflată între nivelul mijlocului şi umerilor unei persoane de înălţime medie, iar rafturile cele mai de sus şi cele mai de jos sa fie ocupate de obiecte utilizate mai rar.
3) Cantitatea min./max. acceptabilă la locul de amplasare şi regula de consum (de obicei FIFO)
4) Date de identificare (nume articol, cod, furnizor, frecvenţă de reaprovizionare, etc.)
Principiile de aplicat în etapa 2S:
- FIECARE ARTICOL TREBUIE SĂ AIBĂ UN NUME SAU UN COD.
- FIECARE ARTICOL CARE ARE UN NUME TREBUIE SĂ AIBĂ UN LOC UNDE SĂ SE AFLE ÎN MOD OBIŞNUIT.
- NU TREBUIE SĂ EXISTE NICIUN ARTICOL FĂRĂ UN LOC ANUME AL SĂU ŞI NICIUN LOC MARCAT FĂRĂ ARTICOLUL CORESPUNZĂTOR.
- CHIAR ŞI ARTICOLELE CARE SE FOLOSESC TEMPORAR DE MAI MULTĂ LUME TREBUIE SĂ AIBĂ UN LOC „DE PARCARE” CUNOSCUT ŞI RESPECTAT DE TOATĂ LUMEA, DE UNDE SĂ FIE LUAT ŞI UNDE SĂ FIE ADUS DUPĂ FIECARE UTILIZARE.
Dacă se aplică aceste principii şi se găseşte un articol unde nu ar trebui să se afle, se va şti imediat ce este, al cui este şi unde ar fi trebuit să se afle. Aşadar, se poate afla de ce nu se află la locul lui şi cine este responsabil de utilizarea / păstrarea lui. Similar, dacă un loc este gol, se poate şti ce anume ar fi trebuit să se afle acolo şi astfel se poate afla de ce lipseşte. Găsirea cauzelor poate duce fie la schimbarea regulii de amplasare, fie la găsirea de măsuri corective pentru a împiedica repetarea situaţiei necorespunzătoare.
Alegerea locului de amplasare se face aplicînd o serie de reguli:
- Regula economiei de mişcări (distanţe mici de deplasare) – pentru a vizualiza deplasările şi distanţele parcurse de operator la locul de lucru, de obicei se utilizează dagrama “Spaghetti”[1].
- Regula de amplasare raţională, corelată cu fluxul de proces – se poate aplica metoda “5 De ce?”[2], pentru a găsi locaţiile optime:
Trebuie să se utilizeze etichete şi marcaje pentru a se şti ce, cît şi unde se află. Codificarea articolelor şi tipurile de marcaje folosite trebuie să se constituie într-un sistem coerent şi uşor de înţeles de cei care îl vor utiliza în practică. De exemplu, pentru a reduce riscul de eroare, obiectele asemănătoare, dar diferite, se plasează la distanţă relativ mare unele de altele, pentru a nu exista tentaţia de a le folosi necorespunzător din neatenţie (vezi de exemplu aşezarea standard vs. aşezarea personalizată a butoanelor de comenzi în bara de editare de la Word sau dispunerea butoanelor pe o telecomandă).
În etapa 2S se pot aplica diferite strategii de identificare/marcare a locului de amplasare, astfel încît „Orice obiect să fie uşor găsit şi de repus la locul lui”, deci să existe un loc specific, clar delimitat pentru fiecare obiect, locul respectiv să aibă o adresă clară (zonă, raft, poziţie, etc.), iar obiectul să aibă o etichetă / marcaj care să facă legătura cu adresa locaţiei şi proprietar. Astfel, se pot folosi:
- Semne indicatoare (pot indica locaţia, tipul de articol, cantitatea, etc.)
- Codul culorilor – culorile pot avea semnificaţii diferite, dar trebuie să fie întotdeauna sugestive
- Coduri alfanumerice pentru identificarea obiectelor şi a adreselor poziţiilor de amplasare
- Etichete cu format standardizat sau marcaje individuale pentru fiecare obiect, cel puţin în scopul inventarului anual, şi chiar pentru obiectele personale existente la postul de lucru (pentru a evita utilizarea lor necorespunzătoare). Codul de pe etichetă sau marcaj trebuie să fie clar şi lizibil, şi de obicei trebuie să facă referire la mai multe elemente: nume, număr de serie sau alt număr de identificare, loc de amplasare, cantitate max./min. Dacă locul de amplasare poate fi din timp în timp modificat, trebuie găsite moduri nepermanente de marcare şi etichetare – de exemplu etichete magnetice sau benzi adezive în loc de marcaje cu vopsea.
- Harta de amplasare – pentru a se regăsi rapid elementele utilizate mai rar.
Pentru materiale consumabile, se foloseşte semnalul Kanban[3], pentru observarea vizuală a nivelului stocului şi pentru declanşarea reaprovizionării.
În anumite situaţii se face şi marcarea spaţiului şi poziţiei de amplasare, respectiv se trasează:
- Linii de demarcare a căilor de acces şi a zonelor de producţie (de obicei cu galben)
- Linii de contur pentru echipamente (pentru poziţia în repaus sau poziţia în funcţionare)
- Linii de marcare a spaţiului util pentru deschiderea uşilor, pentru a nu se bloca accesul
- Linii de limitare a zonelor de depozitare pentru WIP[1]
- Zone cu haşuri pentru zonele cu risc de accident
- Săgeţi pentru a indica direcţii, etc.
Există cîteva recomandări pentru stabilizare:
- Dacă articolul este utilizat frecvent, de mai multe ori pe zi, trebuie să fie amplasat pe cît posibil pe echipamentul de lucru (vă aduceţi aminte de meşterul cu creionul după ureche!?!) sau pe masa celui care lucrează într-un birou.
- Dacă articolul este utilizat măcar o dată la două zile, trebuie amplasat în imediata apropiere a locului în care se află operatorul – pe un stativ, o etajeră, într-un sertar, etc.
- Dacă articolul este utilizat o dată pe săptămînă, trebuie amplasat undeva aproape de zona de lucru – pe un raft, pe o etajeră, etc.
- Dacă articolul este utilizat o dată pe lună, trebuie amplasat undeva unde să fie accesibil – într-o magazie, undeva pe cel mai de sus raft, etc.
- Nu utilizaţi mesele de lucru ca suprafeţe de stocare şi folosiţi spaţiul şi pe verticală, nu doar pe orizontală.
- Nu uitaţi de ergonomie! Principiile fundamentale ale ergonomiei includ principiul gravitaţiei; principiul grupării; principiul locului stabilit; principiul securităţii muncii; principiul simetriei, simultaneităţii şi continuităţii mişcărilor efectuate şi principiul succesiunii logice a mişcărilor. Deci atenţie la operaţiile care necesită manipularea unor materiale, scule sau obiecte în timpul muncii (ridicarea, susţinerea, aşezarea, împingerea, tragerea, purtarea sau deplasarea unei mase). În aceste situaţii, poziţia de amplasare a respectivelor obiecte trebuie să permită o postură adecvată, mişcări cu amplitudini reduse, sarcini maxime admise conform regulilor internaţionale şamd. De asemenea, atenţie la amplasarea obiectelor pe birou, în cazul muncii îndelungate în faţa calculatorului.
- Nu alocaţi prea mult spaţiu pentru amplasarea articolelor necesare. Cu cît creşte spaţiul disponibil, cu atît creşte numărul şi cantitatea obiectelor şi materialelor considerate necesare şi păstrate „la îndemînă”, motiv pentru care vor creşte timpul şi amplitudinea mişcărilor necesare pentru a le găsi şi a le pune la loc după utilizare.
- Nu risipiţi timpul de lucru şi energia muncitorilor, prin amplasare neadecvată şi acces dificil
- Scop la amplasare: VĂD, POT SĂ IAU, POT SĂ PUN LA LOC repede şi uşor
- Nu uitaţi de ergonomie! Trebuie să se evite, pe cît posibil la postul de lucru, mişcările repetate de răsucire, aplecare, ridicare (nerecomandabile, din punctul de vedere al păstrării stării de sănătate la postul de lucru).
- Nu se admit în imediata apropiere a postului de lucru articole “anonime” sau fără un loc de amplasare anume stabilit.
- Cum „a uita” este o funcţie specifică creierului uman, nu forţaţi oamenii să înveţe pe de rost şi să ţină minte fel de fel de date (coduri, poziţii, adrese, forme, compoziţii, etc.), ci creaţi-le condiţii ca să ţină minte şi să recunoască vizual ceea ce au nevoie: marcaje, coduri de culori, reguli logice, etc.
- Eficacitate la postul de lucru înseamnă:
– În producţie:
- Utilizare frecventă: Regăsire în 10 sec.
- Utilizare săptămînală: Regăsire în 30 de sec.
- Utilizare lunară: Regăsire în 60 de sec.
– În birouri:
- TITULARUL postului de lucru trebuie să găsească ORICE în maxim 30 de sec.
- ORICE COLEG trebuie să poată găsi ORICE în birou în maxim 60 de sec.
Planul de lucru pentru aplicarea 2S – STABILIZARE trebuie să includă cel puţin următoarele activităţi:
- Fotografierea situaţiei iniţiale
- Stabilirea locaţiei pentru fiecare obiect şi codificarea obiectelor şi a spaţiilor / locaţiilor de amplasare
- Marcarea locaţiilor alese prin vopsire, cu bandă adezivă sau alt tip de elemente despărţitoare
- Crearea panourilor cu umbre pentru sculele de la locul de lucru
- Etichetarea sau marcarea obiectelor necesare
- Fotografierea situaţiei pe parcurs
- Monitorizarea etapei de stabilizare
[1] WIP = Work in Process (En.) sau Work in Progress (AmE). În limba română, producţie neterminată sau stocuri interoperaţionale.
[image]
philean
LeanRomania Weblog 