Shitsuke

Al cincilea S din cei 5S este Shitsuke, termen care s-ar putea traduce prin „susţinere, suport pentru susţinerea schimbării”.

Susţinerea este ultima etapă a metodei 5S şi urmăreşte crearea unei culturi a îmbunătăţirii continue şi a angajamentului tuturor pentru păstrarea rezultatelor obţinute pe parcursul primilor 4S. Fără auto-disciplină şi măsuri pentru susţinerea schimbării, totul poate reveni rapid la o situaţie similară celei de început, în circa trei luni. Fundamentul Shitsuke este eliminarea obiceiurilor proaste şi generalizarea bunelor practici în mediul de lucru – la nivel tehnic şi tehnologic, dar mai ales la nivel social, etic şi moral.

Există o diferenţă majoră între 4S – Seiketsu şi 5S – Shitsuke. 4S implică stabilirea de reguli şi a unui program formal şi riguros de respectare a acestora. 5S vine în plus cu un sistem de instruire, evaluare, conştientizare şi motivare a tuturor angajaţilor, pentru a-i face să se implice trup şi suflet în realizarea, menţinerea şi îmbunătăţirea mediului de lucru. Mulţi consideră că succesul 5S nu stă de fapt în disciplină (pentru că prin disciplină se poate înţelege că oamenii sînt obligaţi să facă ce li se cere şi că vor fi pedepsiţi dacă nu respectă regulile), ci în auto-disciplină, deci în conştiinţa şi dorinţa fiecăruia de a contribui şi a fi parte a unei organizaţii cu un mediu curat, ordonat, sănătos, deschis şi plăcut.

Modul în care managementul reuşeşte să creeze acest angajament profund şi oarecum „dezinteresat” al oamenilor pentru aplicarea 5S poate fi diferit şi depinde de nivelul atins de cultura organizaţională.

Se poate deci spune că al 5-lea S este faza cea mai dificilă a programului 5S, deoarece implică o schimbare culturală la nivel individual şi organizaţional, respectiv o schimbare socială, de care depinde înţelegerea şi acceptarea principiilor 5S ca un mod de viaţă, nu ca un set de reguli impuse prin constrîngere.

Disciplina implică respectarea şi repetarea aplicării unor reguli, ceea ce duce la crearea de obiceiuri şi bune practici. Deci cheia învăţăturii este repetiţia, de aceea regulile trebuie să fie clare şi simple, iar respectarea lor să fie periodic verificată. În plus, este nevoie de exemplul personal al managerilor de top, pentru a demonstra importanţa acordată de conducere, pentru că 5S se aplică peste tot şi tuturor, iar angajaţii trebuie să vadă din cînd în cînd că aplicarea 5S nu este o sarcină de conjunctură, ci un mod nou de lucru.

Mai mult, la muncă, în sport sau în viaţa de familie, este nevoie de cooperare. Cu cît este mai complex procesul la postul de lucru, cu atît este mai necesară cooperarea, pentru atingerea performanţelor dorite. 5S implică muncă în echipă, coordonare şi cooperare, mai ales că se ştie că firea umană este predispusă la uitarea promisiunilor verbale, la omiterea în timp a sarcinilor repetitive ce par să-şi piardă utilitatea dacă nu sînt periodic reamintite, la intrarea „pe pilot automat” şi la neglijarea ideilor pentru îmbunătăţirea continuă. Astfel, este nevoie de luarea în consideraţie a unor aspecte şi instrumente care să favorizeze succesul 5S, indiferent de organizaţia în care se aplică:

• Comunicare, pentru a motiva şi a atrage oamenii să aplice permanent 5S, astfel încît fiecare să înţeleagă ce, de ce şi cum are de făcut
• Leadership, angajamentul conducerii şi alocarea timpului şi resurselor necesare pentru aplicare continuă a 5S
• Educaţie, pentru a se familiariza cu conceptele şi metodele specifice de lucru pentru aplicarea 5S
• Timp, pentru că dacă fiecare are sarcina de a menţine curăţenia la postul de lucru şi se prevăd 5 minute zilnic în acest scop, trebuie ca acest timp să fie disponibil fiecăruia. Dacă se insistă doar pe productivitatea muncii, nimeni nu se va mai preocupa să respecte regula celor 5 minute pentru curăţenie, chiar dacă este scrisă în instrucţiunile de la postul de lucru.
• Planificare, respectiv responsabilităţi clare, programe actualizate permanent şi vizibile, astfel încît fiecare să ştie de are de făcut, cine este responsabil, procedurile şi materialele de lucru etc.
• Verificarea permanentă a respectării regulilor (de exemplu, verificarea 5S se face zilnic de şeful de schimb sau de echipă, şeful de secţie face verificări săptămânale sau lunare, iar managementul superior face verificări trimestriale).
• Crearea unui sistem de recunoaştere a eforturilor angajaţilor în aplicarea 5S, care poate varia de la o laudă în public a unui director la adresa operatorului de la un loc de muncă ordonat şi curat şi pînă la o primă, un premiu sau o promovare, în funcţie de cultura organizaţională specifică.
• Crearea unui sistem de audit care să prevină pierderea avantajelor obţinute după aplicarea prima oara a primilor 3S.

ŞI

• Nu uitaţi de UMOR ! Perseverenţa şi seriozitatea – chiar dacă toată lumea dă dovadă de răbdare şi bun simţ, încep să-i plictisească pe oameni la un moment dat. Aşa că în loc de a insista cu aceleaşi metode specifice unui management „serios”, mai bine folosiţi ca alternativă, la fel de eficientă, maniera umoristică de a prezenta şi de a face lucrurile – schiţe umoristice, caricaturi, jocuri, concursuri, farse etc.

Pentru ca metoda 5S să poată fi implementată cu succes, nu trebuie pornit deodată cu toate îmbunătăţirile în toate zonele posibile. Trebuie mai întîi dezvoltat un mediu în care cultura îmbunătăţirilor continue să reprezinte standardul. Trebuie stimulate şi recompensate treptat iniţiativele, ca formă de exemplu pentru încurajarea implicării tuturor. Trebuie alocat timp pentru îmbunătăţire, deoarece aceasta este posibilă doar cu colaborarea tuturor angajaţilor ce participă la implementarea proiectului pilot 5S. Este fără discuţie nevoie să existe angajamentul managementului, încurajarea acţiunilor de training pentru participarea angajaţilor la 5S, comunicarea tuturor acţiunilor şi rezultatelor auditului 5S.

Instrumentele de susţinere a schimbării 5S includ:

• Leadership prin exemplu personal
• Marketing intern – competiţii interne („Luna 5S” sau „Top 5S”)
• Comunicare, comunicare, comunicare: discuţii, afişe şi elemente de management vizual – slogan 5S, postere, fotografii, panouri de prezentare, pliante, broşuri şi buletine informative cu rezultatele auditurilor şi eventual ale competiţiei interne 5S între echipe / departamente,
• Manuale, proceduri, instruire periodică
• Verificări periodice (sistem de audit 5S)
• Analiza periodică a performanţelor şi responsabilizarea fiecăruia pentru curăţenie şi ordine la postul de lucru
• Vizite 5S şi întîlniri interdepartamentale.

Auditul 5S se realizează de o echipă de auditori 5S, care utilizează formulare specifice, anume create pentru auditul 5S, care pot fi diferite, în funcţie de specificul zonei auditate (producţie, depozite, birouri etc.). De asemenea, formularele pot include capitole specifice pentru fiecare din cei 5 sau 6 S (vezi mai jos ce înseamnă al 6-lea S). Pentru efectuarea auditului este bine să se constituie echipe de audit cu membri din departamente diferite, care să realizeze verificări periodice cu o frecvenţă clar stabilită.

Auditul 5S urmăreşte în general:

• Includerea tuturor zonelor, a echipamentelor şi proceselor noi în sistemul 5S (fiecare zonă trebuie auditată cel puţin o dată pe lună)
• Urmărirea progresului înregistrat
• Stabilirea abaterilor de la reguli
• Identificarea metodelor ale căror proceduri standard trebuie modificate
• Determinarea îmbunătăţirilor de efectuat

Auditurile 5S nu sînt de regulă planificate şi anunţate celor auditaţi – zona de auditat se alege aleatoriu, iar rezultatele auditurilor se afişează în fiecare zonă auditată, dar şi în locuri des frecventate (Panoul de (dez)onoare) – de exemplu, la cantină, în zona de intrare sau în vestiare etc. De obicei se recomandă ca rezultatele (scorul, constatări, eventual propuneri de îmbunătăţire) să fie prezentate într-o formă grafică, de preferinţă folosind fotografii – ca dovezi ale situaţiei observate şi „smilies” sau alte metode relativ comice, pentru a atrage interesul celor care trec prin zonă şi a-i face să urmărească evoluţia scorului obţinut de ei şi de alţii.

Trimestrial sau lunar se poate face TOP3 cu cele mai bune şi cele mai puţin bune rezultate la audit şi se poate stabili o recompensă pentru echipele care apar cel mai frecvent în TOP3+. Nu trebuie să fie vorba neapărat de o recompensă financiară, ci se pot identifica şi alte recompense posibile, în funcţie de cultura organizaţională a fiecărei entităţi. De exemplu, pentru echipele sau locurile de lucru care apar de trei ori la rînd în TOP3+, sau pentru cele cu scor lunar de peste “x” puncte, se poate pregăti o masă specială la cantină pentru o săptămînă (cu amenajare / amplasare deosebită sau cu un desert special etc.). Sau se poate oferi o excursie plătită de o zi cu familiile la munte, sau se poate imagina orice altă iniţiativă menită să îi „mulţumească” pe cei mai ordonaţi şi disciplinaţi şi să îi convingă pe ceilalţi că nu au decît de cîştigat dacă respectă regulile şi spiritul 5S.

Dar auditul urmăreşte cu precădere identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire, iar şefii zonelor de lucru trebuie să acţioneze pe baza rezultatelor auditului 5S, respectiv să identifice şi să rezolve problemele existente, dacă evoluţia nu este cea dorită, iar apoi să facă şi să aplice planurile de acţiuni corective şi preventive necesare pentru îmbunătăţirea scorului 5S.

De multe ori este necesar de considerat un al şaselea S – Siguranţa şi securitatea la postul de lucru, care implică măsuri pentru respectarea regulilor ergonomice, folosirea de scule adecvate / marcate adecvat, utilizarea echipamentului de protecţie acolo unde este nevoie (salopete, mănuşi, ochelari de protecţie, măşti, căşti etc., menţinerea liberă a culoarelor de acces, depozitarea echipamentului de protecţie şi a celui contra incendiilor în locaţii predeterminate, în stare de funcţionare şi uşor de accesat. Trebuie avut grijă să nu existe material împrăştiat pe jos, pardoseli denivelate, colţuri ascuţite, stocuri suspendate nemarcate sau orice alte situaţii cu potenţial de risc pentru angajaţi.

Planul de lucru pentru aplicarea 5S – SUPORT PENTRU SCHIMBARE trebuie să includă cel puţin următoarele activităţi:

1. Comunicarea periodică, cu orice ocazie apărută, a angajamentului conducerii faţă de 5S şi reafirmarea continuă a regulilor şi procedurilor stabilite
2. Verificarea periodică a progresului la nivel individual, de echipă, departament, fabrică, grup etc.
3. Acţiuni periodice de instruire pentru dezvoltarea şi menţinerea obiceiurilor bune (ordine, curăţenie, îmbunătăţire permanentă) cu ajutorul a diverse metode:

• “Lecţia pe temă unică”
• Repetarea periodică a sarcinilor din programul 5S
• Materiale şi acţiuni interne cu rol educativ (afişe, slogane, şedinţe zilnice ale echipelor de lucru)
• Coaching sau asistenţă pentru anumite persoane.

4. Participarea tuturor la realizarea sarcinilor curente referitoare la 5S, conform programului stabilit
5. Fotografierea situaţiei pe parcurs şi utilizarea de mijloace vizuale pentru a:

• Încuraja bunele practici
• Vizualiza progresul înregistrat
• Impune standarde de performanţă
• Evidenţia echipele de top

6. Audituri periodice pentru evaluarea nivelului 5S

• Crearea unui program de audituri adecvate pentru zonele auditate
• Publicarea rezultatelor auditurilor
• Identificarea şi rezolvarea problemelor
• Comunicarea rezultatelor obţinute.

Succesul celui de-al 5-lea S depinde astfel de capacitatea de a combate rezistenţa la schimbare a celor afectaţi de efectele schimbării. Astfel, acţiunile din planul de lucru pentru aplicarea 5S trebuie să includă şi elemente specifice managementului schimbării, pornind de la nivelurile de impact asupra comportamentului uman, ştiind cît de des este întîlnită în viaţă situaţia opusă sintagmei „Dacă vreau, pot!”. În general, drumul de la obţinerea cunoştinţelor necesare pînă la punerea lor în practică este sinuos.

Astfel, rolul celui de-al 5-lea S este să furnizeze informaţii, să creeze prin repetiţii obiceiurile şi bunele practici necesare pentru 5S, dar mai ales să îi facă pe oameni să dorească să aplice 5S şi să se implice activ în realizarea sarcinilor ce le revin, în zona lor de responsabilitate.

Deci, 5S nu înseamnă doar curăţenie, ci înseamnă organizare şi siguranţă la postul de lucru, marcare şi etichetare, audit pentru determinarea progresului şi menţinerea rezultatelor îmbunătăţite, totul realizat în echipă.

[image]